Οι υπηρεσίες που ζητούνται πιο συχνά από το αρμόδιο τμήμα του Προξενικού Γραφείου της Πρεσβείας είναι οι ακόλουθες:
- Συμβολαιογραφικές πράξεις
- Επιδόσεις
- Υπεύθυνες δηλώσεις (επέχουν θέση πιστοποιητικού), Υπεύθυνη Δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις
Συμβολαιογραφικές πράξεις
Πράξεις που εκδίδονται από το Προξενικό Γραφείο
Το προξενικό γραφείο προσφέρει – κατά προτεραιότητα αποκλειστικά στους Ιταλούς πολίτες – συγκεκριμένες συμβολαιογραφικές υπηρεσίες όπως προβλέπονται από τους κανονισμούς του Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας (νομοθετικό διάταγμα αριθ. 71/2011).
Επί της αρχής η Πρεσβεία της Ιταλίας εκδίδει συμβολαιογραφικές πράξεις σε μη Ιταλούς πολίτες αποκλειστικά στις εξής περιπτώσεις:
- τουλάχιστον ένας από τους εντολείς είναι Ιταλός πολίτης·
- πληρεξουσιότητα σε περιπτώσεις καταγγελίας διατάγματος απέλασης που εκδόθηκε από τον Prefetto (Νομοθετικό Διάταγμα 150/2011, άρθρο 18, εδάφιο 3)·
- πληρεξουσιότητα σε περιπτώσεις αγωγής κατά της απόρριψης ή της ανάκλησης προσωρινής άδειας παραμονής για ανθρωπιστικούς λόγους (Νομοθετικό Διάταγμα άρ.150/20211, άρθρο 19-γ, εδάφιο 4).
Οι συμβολαιογραφικές πράξεις που εκδίδονται από το Προξενικό Γραφείο συντάσσονται στα ιταλικά και για τα οποία, ως εκ τούτου, απαιτείται η γνώση της γλώσσας και απαιτείται η αυτοπρόσωπη παρουσία του εντολέα, με έγκυρο έγγραφο ταυτότητας, στο Προξενικό Γραφείο της Πρεσβείας της Ιταλίας στην Αθήνα.
Τα ραντεβού με το αρμόδιο γραφείο κλείνονται αποκλειστικά αποστέλλοντας μήνυμα στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ambatene.consolare@esteri.it. Η υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη μέσω της πύλης ραντεβού Prenot@mi.
Δεδομένου ότι ορισμένες πράξεις, όπως τα πληρεξούσια, είναι από τη φύση τους πολύπλοκες και απαιτούν προσεκτική προετοιμασία και σύνταξη πριν από την υπογραφή τους, οι ενδιαφερόμενοι που θα προσέρχονται στο Προξενικό Γραφείο χωρίς να έχουν κλείσει ραντεβού δεν θα γίνονται δεκτοί.
Για την σύνταξη του εγγράφου, δεδομένης της πολυπλοκότητας του αντικειμένου και του γεγονότος ότι οι συμβολαιογραφικές πράξεις συχνά ζητούνται στην Ιταλία με συγκεκριμένη περιγραφή των εντολών από τους αποδέκτες (επαγγελματίες/Γραφεία), συνιστάται να ζητηθεί εκ των προτέρων το προσχέδιο του πληρεξουσίου σε μορφή Word από τον δικηγόρο ή τον συμβολαιογράφο που θα το παραλάβει στην Ιταλία υπογεγραμμένο στο Προξενικό Γραφείο. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι η συμβολαιογραφική πράξη θα αντιστοιχεί ακριβώς στις απαιτήσεις στην Ιταλία.
Εκτός από το προσχέδιο της συμβολαιογραφικής πράξης σε μορφή Word, τα έγγραφα που πρέπει να προσκομίσουν οι ενδιαφερόμενοι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη σύνταξη των συμβολαιογραφικών πράξεων είναι τα ακόλουθα:
- για τον εντολέα: αντίγραφο του εγγράφου ταυτότητας (σε περίπτωση διπλής υπηκοότητας, πρέπει να προσκομίσει ιταλικό έγγραφο ταυτότητας), αποδεικτικό του τόπου κατοικίας, εάν δεν προκύπτει από το έγγραφο ταυτότητας (πόλη, οδός, αριθμός κατοικίας), αντίγραφο του ιταλικού φορολογικού μητρώου (codice fiscale)·
- για τον εντολοδόχο: αντίγραφο του εγγράφου ταυτότητας, αποδεικτικό του τόπου κατοικίας, εάν δεν προκύπτει από το έγγραφο ταυτότητας (πόλη, οδός, αριθμός κατοικίας), αντίγραφο του ιταλικού φορολογικού μητρώου (codice fiscale)·
- άλλα έγγραφα σχετικά με το αντικείμενο της πράξης (π.χ.: στην περίπτωση ακινήτων, απαιτείται επικαιροποιημένο κτηματολόγιο του ακινήτου, ενώ στην περίπτωση αυτοκινήτων/μηχανοκίνητων οχημάτων, απαιτείται αντίγραφο της άδειας κυκλοφορίας και του πιστοποιητικού ιδιοκτησίας).
Όλα τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (κατά προτίμηση σε μορφή pdf και όχι ως φωτογραφία), ως συνημμένα αρχεία, συμπεριλαμβανομένου του προσχεδίου της συμβολαιογραφικής πράξης σε μορφή Word.
Η έκδοση πληρεξουσίων και άλλων συμβολαιογραφικών πράξεων υπόκειται στην καταβολή των σχετικών προξενικών τελών, σύμφωνα με τις οδηγίες όπως περιγράφονται στην ως άνω ιστοσελίδα.
Πράξεις που συντάσσονται από Έλληνες συμβολαιογράφους
Ως εναλλακτική επιλογή της διαδικασίας που περιγράφεται παραπάνω, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθυνθούν για τη σύνταξη συμβολαιογραφικών πράξεων σε επίσημους συμβολαιογράφους στην Ελλάδα.
Επί των συγκεκριμένων συμβολαιογραφικών πράξεων θα πρέπει στη συνέχεια να τίθεται η Σφραγίδα της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 – APOSTILLE (Μετάφραση και Επικύρωση εγγράφων).
Το ξενόγλωσσο έγγραφο που πρόκειται να προσκομιστεί στην Ιταλία πρέπει να συνοδεύεται από μετάφραση στην Ιταλική γλώσσα που θα πρέπει να μεταβιβαστεί στην Πρεσβεία για την πιστοποίηση της πιστότητάς της. Βλ. σχετικά την ενότητα: Μετάφραση και Επικύρωση εγγράφων.
ΕΠΙΔΟΣΕΙΣ
Δεδομένου ότι τόσο η Ιταλία όσο και η Ελλάδα έχουν υπογράψει την Συμφωνία του Συμβουλίου της Ευρώπης για την επίδοση και κοινοποίηση διοικητικών εγγράφων, που υπογράφηκε στο Στρασβούργο στις 24.11.1977, είναι δυνατή η αποστολή κοινοποιήσεων απευθείας στις αρμόδιες ελληνικές αρχές (Υπουργείο Δικαιοσύνης) μέσω των αρμόδιων ιταλικών κεντρικών αρχών.
Για περισσότερες και αναλυτικότερες πληροφορίες, συμβουλευτείτε τη σχετική ιστοσελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας.
Υπεύθυνες δηλώσεις (επέχουν θέση πιστοποιητικού), Υπεύθυνη Δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις
Το έγγραφο autocertificazione είναι μια υπεύθυνη δήλωση που επέχει θέση πιστοποιητικού. Ο ενδιαφερόμενος συντάσσει και υπογράφει προς όφελός του σχετικά με καταστάσεις, γεγονότα και προσωπικές ιδιότητες και την οποία χρησιμοποιεί στις συναλλαγές του με τη δημόσια διοίκηση, τις αρχές και τις δημόσιες υπηρεσίες. Σε ό,τι αφορά υπηρεσίες που προσφέρονται από ιδιωτικούς φορείς, η χρήση του ως άνω εγγράφου επαφίεται στη διακριτική ευχέρεια του αποδέκτη του. Η δήλωση μπορεί να αντικαταστήσει τις συνήθεις πιστοποιήσεις και τις συμβολαιογραφικές πράξεις. Πράγματι, με την έναρξη ισχύος του Π.Δ. αρ. 445 της 28ης Δεκεμβρίου 2000, τέθηκε σε εφαρμογή μια σημαντική διαδικασία διοικητικής απλοποίησης.
Τα ακόλουθα υποδείγματα είναι διαθέσιμα: υπεύθυνη δήλωση (επέχει θέση πιστοποιητικού), υπεύθυνη δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις. Τα έγγραφα αυτά δεν χρειάζονται συνήθως επικύρωση του γνησίου της υπογραφής, εφόσον συνοδεύονται από αντίγραφο έγκυρου εγγράφου ταυτότητας του υπογράφοντος, εκτός από τις περιπτώσεις στις οποίες ο παραλήπτης φορέας/υπηρεσία το ζητά ρητά. Για την επικύρωση του γνησίου της υπογραφής, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική υπηρεσία προγραμματισμού ραντεβού (γραφείο “Επικυρώσεις” μέσω της πύλης ραντεβού Prenot@mi). Η υπηρεσία αυτή υπόκειται στην καταβολή των σχετικών προξενικών τελών (Τιμοκατάλογος υπηρεσιών – Πληρωμές)
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο autocertificazione μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε την σχετική σελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών Υποθέσεων και Διεθνούς Συνεργασίας.