Οι υπηρεσίες που ζητούνται πιο συχνά από το αρμόδιο τμήμα του Προξενικού Γραφείου της Πρεσβείας είναι οι ακόλουθες:
- Συμβολαιογραφικές πράξεις
- Επικυρώσεις, Σφραγίδα «Αpostille»
- Επίδοση ή κοινοποίηση εγγράφων
- Υπεύθυνες δηλώσεις (επέχουν θέση πιστοποιητικού), Υπεύθυνη Δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις
Για περισσότερες πληροφορίες που αφορούν τις παραπάνω υπηρεσίες, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να συμβουλευτούν τη σχετική ιστοσελίδα του Ιταλικού Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας.
Συμβολαιογραφικές πράξεις
- Πράξεις που εκδίδονται από το Προξενικό Γραφείο
Το προξενικό γραφείο προσφέρει – αποκλειστικά για τους Ιταλούς πολίτες και κατά προτεραιότητα για τους εγγεγραμμένους στο Προξενικό Μητρώο (AIRE) – συγκεκριμένες συμβολαιογραφικές υπηρεσίες όπως προβλέπονται από τους κανονισμούς του Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας (νομοθετικό διάταγμα αριθ. 71/2011).
Πρόκειται για πράξεις που συντάσσονται στα ιταλικά και για τα οποία, ως εκ τούτου, απαιτείται η γνώση της γλώσσας και η απαιτείται η αυτοπρόσωπη παρουσία του εντολέα, με έγκυρο έγγραφο ταυτότητας, ενώπιον του Προξενικού υπαλλήλου.
Τα ραντεβού με το αρμόδιο γραφείο κλείνονται αποκλειστικά αποστέλλοντας μήνυμα στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ambatene.consolare@esteri.it. Η υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη μέσω της πύλης ραντεβού Prenot@mi.
Δεδομένου ότι ορισμένες πράξεις, όπως τα πληρεξούσια, είναι από τη φύση τους πολύπλοκες και απαιτούν προσεκτική προετοιμασία και σύνταξη πριν από την υπογραφή τους, οι ενδιαφερόμενοι που θα προσέρχονται στο Προξενικά Γραφείο χωρίς να έχουν κλείσει ραντεβού δεν θα γίνονται δεκτοί.
Για την σύνταξη του εγγράφου, δεδομένης της πολυπλοκότητας του αντικειμένου και του γεγονότος ότι οι συμβολαιογραφικές πράξεις συχνά ζητούνται στην Ιταλία με συγκεκριμένη περιγραφή των εντολών προς τον εντολοδόχο από τους αποδέκτες (επαγγελματίες/Γραφεία), συνιστάται να ζητηθεί εκ των προτέρων το προσχέδιο του πληρεξουσίου από τον δικηγόρο ή τον συμβολαιογράφο που θα το παραλάβει στην Ιταλία. Το προσχέδιο θα πρέπει να αποστέλλεται ηλεκτρονικά σε μορφή word στο email του Προξενικού Γραφείου. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι η συμβολαιογραφική πράξη θα αντιστοιχεί ακριβώς στις απαιτήσεις στην Ιταλία.
Εκτός από το προσχέδιο της συμβολαιογραφικής πράξης σε μορφή Word, τα έγγραφα που πρέπει να προσκομίσουν οι ενδιαφερόμενοι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη σύνταξη των συμβολαιογραφικών πράξεων είναι τα ακόλουθα:
- για τον εντολέα: αντίγραφο του εγγράφου ταυτότητας (σε περίπτωση διπλής υπηκοότητας, πρέπει να προσκομίσει ιταλικό διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας), αποδεικτικό του τόπου κατοικίας, εάν δεν προκύπτει από το έγγραφο ταυτότητας (πόλη, οδός, αριθμός κατοικίας), αντίγραφο του ιταλικού φορολογικού κώδικα (codice fiscale),
- για τον εντολοδόχο: αντίγραφο του εγγράφου ταυτότητας (σε περίπτωση διπλής υπηκοότητας, πρέπει να προσκομίσει ιταλικό Διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας), αποδεικτικό του τόπου κατοικίας, εάν δεν προκύπτει από το έγγραφο ταυτότητας (πόλη, οδός, αριθμός κατοικίας), αντίγραφο του ιταλικού φορολογικού κώδικα (codice fiscale),
- άλλα έγγραφα σχετικά με το αντικείμενο της πράξης (π.χ.: στην περίπτωση ακινήτων, απαιτείται επικαιροποιημένο κτηματολόγιο του ακινήτου, ενώ στην περίπτωση αυτοκινήτων/μηχανοκίνητων οχημάτων, απαιτείται αντίγραφο της άδειας κυκλοφορίας και του πιστοποιητικού ιδιοκτησίας).
Όλα τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (κατά προτίμηση σε μορφή pdf και όχι ως φωτογραφία), ως συνημμένα αρχεία, συμπεριλαμβανομένου του προσχεδίου της συμβολαιογραφικής πράξης σε μορφή Word.
Η έκδοση πληρεξουσίων και άλλων συμβολαιογραφικών πράξεων υπόκειται στην καταβολή των σχετικών προξενικών τελών (Τιμοκατάλογος υπηρεσιών – Πληρωμές).
- Πράξεις που συντάσσονται από Έλληνες συμβολαιογράφους
Ως εναλλακτική επιλογή της διαδικασίας που περιγράφεται παραπάνω, οι Ιταλοί πολίτες που βρίσκονται στο εξωτερικό (και υποχρεωτικά όλοι οι αλλοδαποί πολίτες) μπορούν να απευθυνθούν για τη σύνταξη συμβολαιογραφικών πράξεων σε συμβολαιογράφους στην Ελλάδα.
Επί των συγκεκριμένων συμβολαιογραφικών πράξεων θα πρέπει στη συνέχεια να τίθεται η Σφραγίδα της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 – APOSTILLE (βλ. παρακάτω).
Το ξενόγλωσσο έγγραφο που πρόκειται να προσκομιστεί στην Ιταλία πρέπει να συνοδεύεται από επίσημη μετάφραση. Το Προξενικό Γραφείο δε διαθέτει Μεταφραστική Υπηρεσία.
Για την επικύρωση της μετάφρασης, είναι απαραίτητο να κλείσετε ραντεβού με το αρμόδιο Γραφείο (Επικυρώσεις) μέσω της πύλης ραντεβού Prenot@mi. Υπογραμμίζεται ότι η Πρεσβεία εκτελεί μόνο επικυρώσεις μεταφράσεων από τα ελληνικά στα ιταλικά.
Η υπηρεσία υπόκειται στην καταβολή των σχετικών προξενικών τελών. Η πληρωμή μπορεί να γίνει είτε σε μετρητά, την ημέρα του ραντεβού, είτε με τραπεζικό έμβασμα του ποσού στον τρεχούμενο λογαριασμό της ιταλικής πρεσβείας, σύμφωνα με τις διαδικασίες που περιγράφονται στην σελίδα Τιμοκατάλογος υπηρεσιών – Πληρωμές.
Η υπηρεσία μπορεί επίσης να ζητηθεί μέσω ταχυδρομείου. Στην περίπτωση αυτή, τα έξοδα αποστολής και παραλαβής βαρύνουν τον ενδιαφερόμενο και τα έγγραφα που πρέπει να κατατεθούν είναι τα ακόλουθα:
- έγγραφο ταυτότητας του αιτούντος, ή γραπτή εξουσιοδότηση με φωτοαντίγραφο του διαβατηρίου/δελτίου ταυτότητας του εξουσιοδοτούντος,
- τα πρωτότυπα έγγραφα στην ελληνική γλώσσα και τις αντίστοιχες μεταφράσεις τους,
- αντίγραφο της τραπεζικής συναλλαγής για την πληρωμή των προξενικών τελών (Τιμοκατάλογος υπηρεσιών – Πληρωμές),
- στοιχεία επικοινωνίας (τηλέφωνο και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου).
Ο φάκελος με όλα τα προαναφερθέντα έγγραφα πρέπει να αποσταλεί στην ακόλουθη διεύθυνση:
Πρεσβεία της Ιταλίας
Προξενικό Γραφείο
Οδός Σέκερη 2
Κολωνάκι-Αθήνα 106 74
Όταν τα έγγραφα θα είναι έτοιμα, ο ενδιαφερόμενος θα ενημερωθεί από την Υπηρεσία μας προκειμένου να τα παραλάβει μέσω προπληρωμένου courier από την παρακάτω διεύθυνση:
Προξενικό Γραφείο της Πρεσβείας της Ιταλίας
Οδός Πατριάρχου Ιωακείμ 38,
Κολωνάκι-Αθήνα 106 75
Στην εταιρία courier θα πρέπει να γνωστοποιηθούν τα ωράρια παραλαβής:
- Δευτέρα, Τρίτη, Πέμπτη και Παρασκευή από τις 9 π.μ. έως τις 12 μ.μ,
- Τετάρτη από τις 2 έως τις 5 μ.μ.
Επικυρώσεις, Σφραγίδα «Αpostille»
- Ελληνικά ή έγγραφα που έχουν εκδοθεί σε άλλες χώρες και πρόκειται να κατατεθούν στην Ιταλία
Τα έγγραφα που εκδίδονται από ένα κράτος πρέπει γενικά να επικυρώνονται όταν πρόκειται να χρησιμοποιηθούν εκτός της χώρας έκδοσης. Εάν η εν λόγω χώρα έχει υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης του 1961, στο έγγραφο θα πρέπει να τίθεται η Σφραγίδα «Αpostille». Η σφραγίδα πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής δημόσιου λειτουργού, την ιδιότητα του υπογράφοντος το έγγραφο και, κατά περίπτωση, τη γνησιότητα της σφραγίδας (άρθρο 3 της Σύμβασης), γεγονός που καθιστά το έγγραφο έγκυρο εκτός της χώρας στην οποία εκδόθηκε.
Εάν, από την άλλη πλευρά, η χώρα έκδοσης δεν έχει υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης του 1961 (και, ως εκ τούτου, δεν είναι δυνατό να τεθεί επί του εγγράφου η Σφραγίδα «Αpostille»), το έγγραφο επικυρώνεται συνήθως από το Υπουργείο Εξωτερικών της εν λόγω χώρας, και ακολούθως επικυρώνεται από την εκεί ιταλική Πρεσβεία/Προξενική Αρχή. Προτείνεται στους ενδιαφερόμενους να ανατρέξουν για περαιτέρω πληροφορίες στην αντίστοιχη ιστοσελίδα.
H Ελλάδα έχει υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης και, ως εκ τούτου, τίθεται επί των εγγράφων η Σφραγίδα «Αpostille». Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να απευθύνονται απευθείας στην Περιφερειακή ενότητα που είναι γεωγραφικά αρμόδια για τον τόπο έκδοσης του εγγράφου.
Σημειώνουμε ότι, σύμφωνα με τη διμερή σύμβαση που υπογράφηκε μεταξύ Ελλάδας και Ιταλίας (Σύμβαση των Αθηνών του 1974), τα έγγραφα που αφορούν θέματα αστικής και δημοτικής κατάστασης (πιστοποιητικά γέννησης, γάμου, θανάτου, ιθαγένειας) και έχουν εκδοθεί από ένα από τα δύο κράτη δεν χρειάζεται να επικυρωθούν εάν πρόκειται να παρουσιαστούν στις αρχές του άλλου κράτους – για οποιοδήποτε σκοπό – υπό την προϋπόθεση ότι έχουν υπογραφεί, χρονολογηθεί και σφραγιστεί σωστά. H μετάφραση των εγγράφων θα πρέπει στη συνέχεια να επικυρώνεται από αυτή την Πρεσβεία.
Όλα τα άλλα έγγραφα (συμπεριλαμβανομένων των αποφάσεων διαζυγίου ή άλλων νομικών εγγράφων) θα πρέπει να φέρουν τη Σφραγίδα «Αpostille» και να μεταφράζονται στα ιταλικά. Όπως αναφέρεται παραπάνω, οι μεταφράσεις θα πρέπει ακολούθως να επικυρώνονται από το Προξενικό Γραφείο.
- Ιταλικά έγγραφα που πρόκειται να κατατεθούν στην Ελλάδα
Τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί στην Ιταλία θα πρέπει να φέρουν τη Σφραγίδα «Αpostille». Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να απευθύνονται στο φορέα Prefettura με βάση τον τόπο έκδοσης του εγγράφου. Στη συνέχεια τα έγγραφα θα πρέπει να μεταφραστούν στα ελληνικά. Για διευκρινίσεις σχετικά με τις διαδικασίες, είναι προτιμότερο να συμβουλευτείτε τις αρμόδιες ελληνικές Αρχές στην Ιταλία, καθώς και να ζητήσετε συγκεκριμένες πληροφορίες από τον φορέα στο οποίο πρέπει να παραδοθεί το έγγραφο.
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, σύμφωνα με τη διμερή σύμβαση που έχει υπογραφεί μεταξύ της Ελλάδας και της Ιταλίας (Σύμβαση των Αθηνών του 1974), τα έγγραφα που αφορούν θέματα αστικής και δημοτικής κατάστασης (πιστοποιητικά γέννησης, γάμου, θανάτου, ιθαγένειας) και έχουν εκδοθεί από ένα από τα δύο κράτη δεν χρειάζεται να επικυρωθούν εάν πρόκειται να παρουσιαστούν στις αρχές του άλλου κράτους – για οποιοδήποτε σκοπό – υπό την προϋπόθεση ότι έχουν υπογραφεί, χρονολογηθεί και σφραγιστεί σωστά. Για τη μετάφραση στα ελληνικά, συνιστάται να απευθυνθείτε στις αρμόδιες ελληνικές Αρχές στην Ιταλία.
Σημείωση: Για τα έγγραφα που έχουν εκδοθεί στην Ιταλία, η Πρεσβεία δεν εκδίδει ουδεμία πιστοποίηση στη θέση της Σφραγίδας «Αpostille».
Επίδοση ή κοινοποίηση εγγράφων
Δεδομένου ότι τόσο η Ιταλία όσο και η Ελλάδα έχουν υπογράψει την Συμφωνία του Συμβουλίου της Ευρώπης για την επίδοση και κοινοποίηση διοικητικών εγγράφων, που υπογράφηκε στο Στρασβούργο στις 24.11.1977, είναι δυνατή η αποστολή κοινοποιήσεων απευθείας στις αρμόδιες ελληνικές αρχές (Υπουργείο Δικαιοσύνης) μέσω των αρμόδιων ιταλικών κεντρικών αρχών.
Για περισσότερες και αναλυτικότερες πληροφορίες, συμβουλευτείτε τη σχετική σελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας.
Υπεύθυνες δηλώσεις (επέχουν θέση πιστοποιητικού), Υπεύθυνη Δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις
Το έγγραφο autocertificazione είναι, επί της ουσίας, μια υπεύθυνη δήλωση που επέχει θέση πιστοποιητικού. Ο ενδιαφερόμενος συντάσσει και υπογράφει προς όφελός του σχετικά με καταστάσεις, γεγονότα και προσωπικές ιδιότητες και την οποία χρησιμοποιεί στις συναλλαγές του με τη δημόσια διοίκηση, τις αρχές και τις δημόσιες υπηρεσίες.
Σε ό,τι αφορά υπηρεσίες που προσφέρονται από ιδιωτικούς φορείς, η χρήση του ως άνω εγγράφου επαφίεται στη διακριτική ευχέρεια του αποδέκτη του. Η δήλωση μπορεί να αντικαταστήσει τις συνήθεις πιστοποιήσεις και τις συμβολαιογραφικές πράξεις.
Πράγματι, με την έναρξη ισχύος του Π.Δ. αριθ. 445 της 28ης Δεκεμβρίου 2000, τέθηκε σε εφαρμογή μια σημαντική διαδικασία διοικητικής απλοποίησης για τη μεταρρύθμιση της ιταλικής δημόσιας διοίκησης και την αποτελεσματικότερη και διαφανέστερη λειτουργία της.
Τα ακόλουθα υποδείγματα είναι διαθέσιμα: υπεύθυνη δήλωση (επέχει θέση πιστοποιητικού), υπεύθυνη δήλωση του Νόμου (με επικύρωση του γνήσιου της υπογραφής), εξουσιοδοτήσεις.
Τα έγγραφα αυτά δεν χρειάζονται συνήθως επικύρωση του γνησίου της υπογραφής, εφόσον συνοδεύονται από αντίγραφο έγκυρου εγγράφου ταυτότητας του υπογράφοντος, με σελίδα όπου η υπογραφή είναι εμφανής, εκτός από τις περιπτώσεις στις οποίες ο παραλήπτης φορέας/υπηρεσία το ζητά ρητά.
Για την επικύρωση του γνησίου της υπογραφής, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την ηλεκτρονική υπηρεσία προγραμματισμού ραντεβού (γραφείο “Επικυρώσεις” μέσω της πύλης ραντεβού Prenot@mi). Η υπηρεσία αυτή υπόκειται στην καταβολή των σχετικών προξενικών τελών (Τιμοκατάλογος υπηρεσιών – Πληρωμές).
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο autocertificazione μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε την σελίδα του Υπουργείου Εξωτερικών και Διεθνούς Συνεργασίας