- Atti notarili
- Legalizzazioni e Apostille
- Notifiche
- Autocertificazioni, dichiarazioni sostitutive di atto notorio e deleghe
ATTI NOTARILI
• Atti emessi dalla Cancelleria consolare
L’ufficio consolare esercita – esclusivamente nei confronti di cittadini italiani e con precedenza per quelli iscritti all’AIRE – talune funzioni notarili previste dall’ordinamento del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (D. Lgs. n. 71/2011).
Si tratta di atti redatti in lingua italiana per i quali, pertanto, è richiesta la conoscenza della lingua e la presenza fisica del dichiarante, munito di un documento di riconoscimento in corso di validità, presso gli uffici della Cancelleria consolare dell’Ambasciata d’Italia in Atene.
Gli appuntamenti per l’Ufficio Notarile si prenotano esclusivamente tramite la casella di posta elettronica cancelleria.atene@esteri.it. Questo servizio non si può prenotare attraverso il portale di appuntamenti Prenot@mi.
Poiché taluni atti, come ad esempio le procure, sono per loro natura complessi e richiedono un’accurata preparazione e redazione prima della firma, le persone che si presenteranno agli sportelli consolari senza aver preso un appuntamento non potranno essere ricevute.
Per la preparazione della documentazione, data la complessità della materia e il fatto che spesso gli atti notarili sono richiesti in Italia con specifiche dizioni o previsioni da parte dei professionisti/degli uffici destinatari, si consiglia di richiederne preventivamente una bozza in formato Word al legale o notaio che in Italia dovrà ricevere l’atto firmato presso l’Ufficio di questa Cancelleria consolare, così da esser certi che l’atto che verrà rogato corrisponde esattamente alle necessità.
Oltre alla bozza dell’atto in formato Word, i documenti che dovranno essere forniti per email dagli interessati per la preparazione degli atti notarili, sono i seguenti:
- per il mandante (colui che dà mandato/procura): copia del documento di identità (i doppi cittadini dovranno presentare un documento italiano), indicazione del luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico) qualora non si evinca dal documento, copia del codice fiscale italiano;
- per il mandatario (colui che riceve mandato/procura): copia del documento di identità, indicazione del luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico) qualora non si evinca dal documento, copia del codice fiscale italiano;
- documentazione relativa all’oggetto dell’atto (ad esempio: in caso di beni immobili occorre la visura catastale aggiornata del bene, mentre nel caso di auto/motoveicoli occorrerà copia del libretto di circolazione e certificato di proprietà).
Tutta la documentazione deve essere anticipata via posta elettronica (preferibilmente in formato pdf e non come foto) e come allegato al messaggio mail, inclusa la bozza dell’atto in formato Word.
Il rilascio delle procure e degli altri atti notarili è soggetto al versamento delle relative tariffe consolari, secondo le modalità descritte nella pagina web predetta.
• Atti emessi da un pubblico notaio greco
In alternativa alla procedura sopra descritta, il cittadino italiano che si trova all’estero (e obbligatoriamente tutti i cittadini stranieri) possono formalizzare l’atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato in Grecia.
Sul documento così rogato occorrerà successivamente far apporre l’«apostille» della Convenzione de L’Aja del 1961 (vedi sezione successiva).
Il documento in lingua straniera da presentare in Italia deve essere quindi munito di traduzione ufficiale.
Per la conformità di traduzione è necessario fissare un appuntamento con il servizio “legalizzazione” attraverso il portale Prenot@mi. Si fa presente che l’Ambasciata effettua la conformità di traduzione esclusivamente dalla lingua greca a quella italiana.
Il servizio è soggetto al versamento delle relative tariffe consolari. Il pagamento può essere effettuato sia in contanti, il giorno dell’appuntamento, sia mediante bonifico bancario dell’importo sul conto corrente dell’Ambasciata d’Italia, secondo le modalità descritte nella pagina web tariffe consolari.
Il servizio può anche essere richiesto a mezzo posta. In questo caso il costo della spedizione e del ritiro sono a carico dell’interessato. Se si intende procedere per via postale, la documentazione da presentare è la seguente:
- documento d’identità del richiedente, oppure delega scritta con fotocopia del documento del delegante;
- documentazione originale in greco e relativa traduzione, firmata dal traduttore ufficiale;
- ricevuta del bonifico effettuato per il pagamento delle tariffe consolari;
- Indicazione dei recapiti telefonici e email per eventuali contatti/comunicazioni.
Il plico contenente tutta la documentazione sopra citata dovrà essere spedito al seguente indirizzo:
Ambasciata d’Italia
Cancelleria consolare
Odos Sekeri, 2
Kolonaki-Atene 106 74
Quando la documentazione sarà stata perfezionata l’interessato verrà contattato per organizzarne il ritiro a mezzo corriere a carico del ricevente. L’indirizzo per il ritiro è il seguente:
Cancelleria Consolare dell’Ambasciata d’Italia
Odos Patriarkou Ioakeim, 38,
Kolonaki-Atene 106 75
Al corriere andranno forniti gli orari utili per il ritiro, che sono:
– Lunedì, Martedì, Giovedì e Venerdì dalle ore 9 alle ore 12;
– Mercoledì dalle ore 14 alle ore 17.
Approfondimenti ed informazioni più dettagliate sull’argomento possono inoltre essere trovati nelle apposite pagine web sugli atti notarili, sulle legalizzazioni e sulle notifiche del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale: https://www.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/italiani-all-estero/attinotarili/
LEGALIZZAZIONI E APOSTILLE
- Documenti stranieri o greci da far valere in Italia
I documenti emessi da uno Stato hanno generalmente bisogno di essere legalizzati per essere utilizzati fuori del Paese che li ha rilasciati. Se tale Nazione è firmataria della Convenzione de L’Aja del 1961, il documento è legalizzato a mezzo di una «apostille». Questa certifica l’autenticità della firma di un pubblico ufficiale, la qualità del firmatario dell’atto e, se del caso, l’autenticità del sigillo o timbro di cui l’atto è munito (art. 3 della Convenzione), ciò che rende valido il documento fuori dal Paese ove è stato emesso.
Laddove invece il Paese emittente non abbia aderito alla Convenzione de L’Aja del 1961 (e quindi non rilasci l’“apostille” introdotta da tale Convenzione) il documento viene di norma legalizzato dal Ministero degli Affari Esteri di quella Nazione, con successiva ulteriore legalizzazione da parte dell’Ambasciata/Consolato d’Italia in loco, al cui sito web si suggerisce di far riferimento per ogni informazione al riguardo.
Per quanto riguarda la Grecia, questa ha aderito alla Convenzione de L’Aja del 1961 e quindi emette l’“apostille” sui documenti. Gli uffici cui rivolgersi sono le Unità Regionali (“Periferiakès Enotites”, già “Nomarkie”, l’equivalente delle Prefetture italiane) competenti per territorio di rilascio del documento.
Facciamo notare che, ai sensi della Convenzione bilaterale firmata tra la Grecia e l’Italia (Convenzione di Atene del 1974), la documentazione di stato civile (certificati di nascita, matrimonio, morte, cittadinanza) rilasciata da uno dei due Stati non si deve legalizzare se si deve presentare alle Autorità dell’altro Stato – a qualsiasi titolo – a condizione che sia stata correttamente firmata, datata e timbrata. La sua traduzione, dovrà poi essere vidimata per conformità da parte di questa Ambasciata.
Tutti gli altri documenti (comprese le sentenze di divorzio o altri documenti legali) devono essere muniti di “apostille” e traduzione in lingua italiana, anch’esse da vidimare presso questa Cancelleria consolare, come scritto poco sopra.
- Documenti italiani da far valere in Grecia
Gli atti prodotti in Italia, devono essere muniti di “apostille” da richiedere alla Prefettura italiana competente per territorio di rilascio del documento e tradotti in greco. Per chiarimenti sulle procedure è bene consultare l’Ambasciata di Grecia a Roma/Consolati di Grecia sul territorio Italiano, nonché chiedere specifica informazione all’ufficio presso cui il documento dovrà essere consegnato.
Come già riportato, ai sensi della Convenzione bilaterale firmata tra la Grecia e l’Italia (Convenzione di Atene del 1974), la documentazione di stato civile rilasciata da uno dei due Stati (certificati di nascita, matrimonio, morte, cittadinanza) non si deve legalizzare se si deve presentare alle Autorità dell’altro Stato – a qualsiasi titolo – a condizione che sia stata correttamente firmata, datata e timbrata. Per la traduzione in lingua greca si consiglia di prendere contatto con l’Ambasciata di Grecia a Roma/Consolati di Grecia sul territorio Italiano.
NOTA BENE: l’Ambasciata non può a nessun titolo emettere dichiarazioni o certificazioni in sostituzione dell’apostille, né legalizzare in altro modo documenti emessi in Italia.
Approfondimenti ed informazioni più dettagliate sull’argomento possono inoltre essere trovati nelle apposite pagine web sugli atti notarili, sulle legalizzazioni e sulle notifiche del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale: https://www.esteri.it/it/servizi-consolari-e-visti/italiani-all-estero/traduzione-e-legalizzazione-documenti/
NOTIFICHE
Poiché sia l’Italia che la Grecia hanno aderito alla “Convenzione europea sulla notificazione all’estero dei documenti in materia amministrativa”, firmata a Strasburgo il 24.11.1977, è possibile inviare direttamente le notifiche alle Autorità centrali greche (Ministero della Giustizia) per il tramite delle Autorità centrali italiane competenti.
Per ulteriori e più approfondite informazioni si consiglia di consultare la pagina apposita del sito web del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.
AUTOCERTIFICAZIONI, DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI ATTO NOTORIO E DELEGHE
L’autocertificazione è una dichiarazione che l’interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all’autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest’ultimo. La dichiarazione può sostituire le normali certificazioni e gli atti notori. Infatti, con l’entrata in vigore del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445, si è messo in atto un importante processo di semplificazione amministrativa per riformare la Pubblica Amministrazione e farla funzionare in maniera più efficace e trasparente.
Sono disponibili i seguenti modelli per le autocertificazioni, le dichiarazioni sostitutive di atto notorio e le deleghe. Tali documenti non hanno usualmente bisogno dell’autentica di firma purché accompagnati da copia di valido documento di identità del sottoscrittore, con pagina della firma evidente, ad eccezione dei casi in cui l’Ente/Ufficio destinatario la richieda espressamente.
Per l’autentica di firma è necessario fissare un appuntamento per “legalizzazione” attraverso il portale Prenot@mi. Il servizio è soggetto al versamento delle relative tariffe consolari.
Per un approfondimento sull’autocertificazione, è anche possibile visitare la
pagina dedicata del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.