I servizi consolari più comuni richiesti all’Ufficio legale dell’Ambasciata sono i seguenti:
- Atti notarili
- Notifiche
- Autocertificazioni, dichiarazioni sostitutive di atto notorio e deleghe
ATTI NOTARILI
Atti emessi dalla Cancelleria consolare
L’ufficio consolare esercita – in via principale e prioritaria nei confronti dei soli cittadini italiani – talune funzioni notarili previste dall’ordinamento del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale (D. Lgs. n. 71/2011).
Le uniche ipotesi in cui l’Ambasciata può rilasciare atti notarili in favore di utenti non italiani sono, in principio, soltanto le seguenti:
- almeno una delle parti conferenti procura è di cittadinanza italiana;
- procura alle liti per impugnare il decreto di espulsione emesso dal Prefetto (D.Lgs.150/2011, art.18, comma3);
- procura alle liti per ricorrere avverso il diniego o la revoca dei permessi di soggiorno temporanei per esigenze di carattere umanitario (D.Lgs.n.150/20211, art.19-ter, comma 4).
Gli atti notarili rilasciati dall’Ambasciata sono redatti in lingua italiana e, , pertanto, è richiesta la conoscenza della lingua da parte del richiedente. Per il perfezionamento degli stessi, inoltre, è necessaria la presenza fisica del dichiarante, munito di un documento di riconoscimento in corso di validità, presso gli uffici della Cancelleria consolare dell’Ambasciata d’Italia in Atene.
Poiché taluni atti, come ad esempio le procure, sono per loro natura complessi e richiedono un’accurata preparazione e redazione prima della firma, gli interessati dovranno, in via preliminare, inviare una e-mail di richiesta, utilizzando la casella di posta elettronica ambatene.consolare@esteri.it; soltanto quando la procura sarà predisposta per la sottoscrizione riceveranno una e-mail di conferma e potranno prenotare un appuntamento attraverso il portale Prenot@mi.
In particolare, per la preparazione della documentazione, data la complessità della materia e il fatto che spesso gli atti notarili sono richiesti in Italia con specifiche dizioni o previsioni da parte dei professionisti/degli uffici destinatari, si consiglia di richiederne preventivamente una bozza in formato Word al legale o notaio che in Italia dovrà ricevere l’atto firmato presso l’Ufficio di questa Cancelleria consolare, così da esser certi che l’atto che verrà rogato corrisponde esattamente alle necessità.
Oltre alla bozza dell’atto in formato Word, i documenti che dovranno essere forniti per e-mail dagli interessati per la preparazione delle procure , sono i seguenti:
- per il conferente procura/rappresentato: copia del documento di identità (i doppi cittadini dovranno presentare un documento italiano), indicazione del luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico) qualora non si evinca dal documento, copia del codice fiscale italiano;
- per il procuratore/rappresentante: copia del documento di identità, indicazione del luogo di residenza (città, via/piazza, numero civico) qualora non si evinca dal documento, copia del codice fiscale italiano;
- documentazione relativa all’oggetto dell’atto (ad esempio: in caso di beni immobili occorre la visura catastale aggiornata del bene, mentre nel caso di auto/motoveicoli occorrerà copia del libretto di circolazione e certificato di proprietà).
Tutta la documentazione deve essere anticipata via posta elettronica (preferibilmente in formato pdf e non come foto) e come allegato al messaggio mail, inclusa la bozza dell’atto in formato Word.
Il rilascio delle procure e degli altri atti notarili è soggetto al versamento delle relative tariffe consolari, secondo le modalità descritte nella pagina web predetta.
Altre tipologie di atti, quali legalizzazioni di firma, autentiche di firma, copie conformi all’originale possono essere prenotati direttamente dagli utenti, utilizzando il portale Prenot@mi e scegliendo il servizio Legalizzazioni.
Atti emessi da un pubblico notaio greco
In alternativa ai servizi notarili erogati da questa Cancelleria consolare è sempre possibile rivolgersi a un pubblico notaio ufficialmente accreditato in Grecia.
Sul documento così rogato occorrerà successivamente far apporre l’«apostille» (Traduzione e Legalizzazione di documenti) di cui alla Convenzione de L’Aja del 1961.
Il documento in lingua straniera da presentare in Italia deve essere quindi munito di traduzione in lingua italiana e trasmesso a questa Ambasciata per la conformità della traduzione all’originale. Al riguardo si veda l’apposita pagina: Traduzione e Legalizzazione di documenti.
NOTIFICHE
Poiché sia l’Italia che la Grecia hanno aderito alla “Convenzione europea sulla notificazione all’estero dei documenti in materia amministrativa”, firmata a Strasburgo il 24.11.1977, è possibile inviare direttamente le notifiche alle Autorità centrali greche (Ministero della Giustizia) per il tramite delle Autorità centrali italiane competenti.
Per ulteriori e più approfondite informazioni si consiglia di consultare la pagina apposita del sito web del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.
AUTOCERTIFICAZIONI, DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI ATTO NOTORIO E DELEGHE
L’autocertificazione è una dichiarazione che l’interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all’autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest’ultimo. La dichiarazione può sostituire le normali certificazioni e gli atti notori. Infatti, il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 ha introdotto un importante processo di semplificazione amministrativa.
Sono disponibili i seguenti modelli per le autocertificazioni, le dichiarazioni sostitutive di atto notorio e le deleghe. Tali documenti non hanno usualmente bisogno dell’autentica di firma purché accompagnati da copia di documento di identità del sottoscrittore in corso di validità, ad eccezione dei casi in cui l’Ente/Ufficio destinatario ne faccia espressa richiesta.
Per l’autentica di firma è necessario fissare un appuntamento per “legalizzazione” attraverso il portale Prenot@mi. Il servizio è soggetto al versamento delle relative tariffe consolari.
Per un approfondimento sull’autocertificazione, è anche possibile visitare la pagina dedicata del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.